Caro titolare di agenzia, non sei più solo agente immobiliare sei innanzitutto Imprenditore. La tua agenzia immobiliare è una vera e propria Azienda, che nasce micro, ma ambisce a diventare grande. 
 

Strutturarsi è dunque fondamentale ed imprescindibile per crescere, la strutturazione è la base per ogni realtà piccola o grande che sia. Senza una ragionata organizzazione interna, la tua Azienda (non parliamo più di agenzia immobiliare, come vedi) non può crescere.
 

La struttura organizzativa è definita dall’imprenditore in base ad un processo logico. Il processo deve tenere conto delle attività da svolgere per raggiungere gli obiettivi prefissati, le persone, le risorse e i mezzi da impiegare, le relazioni tra le persone e le procedure per il migliore svolgimento delle attività. 
Nel determinare i mezzi e le risorse da impiegare va tenuto conto della natura del lavoro, delle modalità di esecuzione, delle attrezzature e materiali da utilizzare, della sede in cui il lavoro va svolto. Per quanto riguarda infine i rapporti, per ogni persona, vanno precisati i legami ed i collegamenti con tutte le altre parti della struttura. 
Il risultato di questa analisi è la struttura organizzativa.
Non esistono dei criteri per stabilire quale sia la migliore struttura da adottare, ma il criterio da seguire è sempre quello della massima efficienza per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
 

Redigere un Business Plan quinquennale ti aiuterà nel processo di identificare la migliore struttura organizzativa da adottare per raggiungere gli obiettivi.

Il Business Plan (vedi anche il mio articolo sul tema) è un documento che serve a gestire e a programmare tutte le attività inerenti il tuo progetto; serve per determinare gli obiettivi, delineare le strategie, individuare potenziali problemi e apportare eventuali modifiche. 
 

Mi piace ricordare innanzitutto la mansione del Broker, ovvero quali sono i compiti principali di un titolare di agenzia RE/MAX all’interno della sua organizzazione:

• RECLUTAMENTO-----> per sviluppare il business
• FORMAZIONE-----> per migliorare le performance e i risultati
• COACHING-------> per motivare la squadra e creare senso di appartenenza
• AMMINISTRARE--------> per coordinare e amministrare e rendere efficiente la propria azienda

Il ruolo del “Broker” quindi è determinante, ma è pur vero che man mano che l’azienda cresce necessita di maggiore organizzazione perché da solo il Broker non è più in grado di gestire la mole di lavoro e dunque ha bisogno di persone che lo aiutino. 
Le figure potenzialmente da inserire sono diverse, di seguito le principali:

• Broker Manager

Colui che agisce per conto del Broker in sua assenza o quando l’organizzazione è diventata molto grande.  È la figura delegata dal Broker che lo aiuta nella gestione dei consulenti.

• Recruiting Manager

È il braccio destro del Broker. È la persona che si occupa del reclutamento dei 
consulenti. È colui che ricerca, seleziona e di fatto sviluppa l’agenzia. Svolge un vero e proprio lavoro di head hunting. È totalmente focalizzato nel reclutare persone.

• Team Manager o Tutor

Questa persona è un consulente che gestisce un gruppo di new comers (nuovi consulenti), li affianca durante il loro percorso di inserimento trasferendo loro competenze tecniche.

Vi sono anche altre figure che possono essere inserite nel tempo dal Broker a supporto dei Consulenti, che non aiutano nella gestione, ma rafforzano i servizi offerti all’interno dell’agenzia. Ad esempio: il Transaction Manager, Il Marketing Manager o l’Administration Manager.

Grande importanza e rilevanza va data alla figura dell’Assistente di Ufficio che supporta il Broker in tutte le attività Amministrative e nella gestione di tutte le pratiche di agenzia, gestisce la contabilità, fissa gli appuntamenti in collaborazione, si occupa della gestione dei fornitori, della verifica della documentazione degli immobili e del loro caricamento sul portale e molto altro. È una figura imprescindibile che il Broker non può non avere accanto a sè; è la prima figura da inserire in agenzia. 

All’interno delle agenzie è possibile trovare anche il Team Leader. 

Il Team Leader è un consulente detentore di un numero importante di incarichi, con un portafoglio tale da non riuscire più a gestire da solo e pertanto, nell’ottica di acquisire maggiormente e quindi aumentare la propria produzione personale, decide di avvalersi dell’aiuto di consulenti specializzati nell’acquisizione o vendita degli immobili da lui gestiti. I Membri del Team sono tutti affiliati all’agenzia, ma stipulando un contratto di lavoro direttamente con il Team Leader che nel rispetto delle regole di agenzia e dopo essersi confrontato con il proprio Broker comunica la costituzione di un vero e proprio Team.

Come puoi vedere, la strutturazione non è volontà, ma una necessità, la crescita avviene solo se preceduta da una seria organizzazione attentamente valutata in fase di stesura del Business Plan. 

Chiudo con una frase che mi sta molto a cuore che sintetizza questo articolo e il mio articolo sulla gestione del tempo:

“Ci vuole tempo per costruire un capolavoro aziendale. Ci vuole tempo per costruire una vita. E ci vuole tempo per svilupparsi e crescere. Così dedica a te stesso, alla tua impresa, alla tua famiglia il tempo che meritano e il tempo che loro serve.”
(Jim Rohn)