Perché parlare di riunioni online produttive?

La possibilità di gestire le relazioni interpersonali da remoto mediante il digitale ha consentito a tutti di contenere gli effetti dell’isolamento conseguente la pandemia. Grazie alla tecnologia è stato possibile mantenere in piedi il sistema sociale ed economico. Scuola, affari ed affetti sono stati coltivati, nell’impossibilità del contatto interpersonale, attraverso soluzioni web sempre più agili. Tra queste spicca la videochiamata.

Tuttavia questa opportunità nasconde delle insidie. Scarsa programmazione dei tempi e degli argomenti da trattare, abuso dello strumento e sindrome da iperproduttività, possono impedirti di fare videochiamate produttive.

Il sovraccarico sensoriale è evidente: durante le call tieni lo sguardo fisso e a lungo sullo schermo per dimostrare attenzione all’argomento per cogliere tutti gli aspetti della comunicazione non verbale. Inoltre si prendono appunti, quindi l’attenzione deve essere rivolta nello stesso tempo all’ascolto, alla sintesi grafica e alla risposta. Senza contare che quasi sempre seguiamo la call mediante auricolari.

Occorre fare attenzione perché tutto questo non porti all’esaurimento, con ricadute sui risultati. Ecco 4 consigli per rendere le tue conference call  produttive e organizzare riunioni di lavoro online efficaci:

     1.  Predisponi un ordine del giorno

Le riunioni online efficaci non si improvvisano: prevedi una durata massima di 45 minuti.
Individua i temi di discussione, non più di 3 o 4. Evita il punto “Varie ed eventuali”: piuttosto richiedi a collaboratori e clienti di segnalarti in anticipo gli argomenti da inserire in scaletta. Invia l’ordine del giorno con un sufficiente anticipo affinché tutti possano cominciare a farsi un’idea ed evitare di perdere tempo durante il collegamento.

Organizza la discussione: 

• una concisa introduzione del tema da parte di un relatore,
• il confronto tra tutti,  
• la sintesi del prodotto della discussione, che spetta a te.

Durante il confronto, tieni saldamente il filo del discorso, per evitare inutili digressioni dal tema, e gestisci gli interventi in modo che l’argomento si esaurisca nel tempo previsto. Non è facile: devi imparare tu ed educare gli interlocutori a rispettare questa modalità operativa. Una volta a regime, il giovamento sarà tangibile.

     2.  Conference Call produttive: fai una cosa per volta!

Alzi la mano chi durante un altrui intervento in videoconferenza, non ne ha approfittato per leggere le e-mail o portarsi avanti sul lavoro, in un’altra finestra sullo schermo. Sbagliato! È un comportamento che aumenta la fatica mentale e riduce la produttività. Il continuo spostamento dell’attenzione costa uno spreco fino al 40% della tua capacità produttiva. Sul momento ti sembra di aver sfruttato al meglio un tempo morto, in realtà alla fine della call la tua testa sarà due volte meno efficiente. Piuttosto concentrati solo sulla videochiamata. 

Se la call si prolunga più del dovuto, proponi una o più pause per riposare vista ed attenzione, e riprendere il lavoro al meglio. Se la pausa non fosse concessa o possibile, puoi sempre disconnettere il video per sgranchirti un momento, chiudere gli occhi o lavarti il viso, continuando a seguire solo in audio. 

Una riunione online richiede al cervello uno sforzo di attenzione maggiore di una conversazione in presenza: seguirla e non subirla fa la differenza tra ottimizzare e sprecare il tempo che vi si dedica. 

    3.  Meeting virtuali efficienti: pianifica e distribuisci

Una attenta e precisa programmazione dei tempi dedicati alle riunioni online consente di gestirle nel modo più sano. Quando predisponi il tuo planning settimanale, scegli qual è il momento migliore per loro, come giornata e come orario. Prevedi sempre un numero massimo di conference call al giorno ed un congruo stacco tra l’una e l’altra, in modo da riposare la testa abbastanza da cominciare il nuovo collegamento senza avere ancora quello precedente negli occhi e nelle orecchie.

Per quanto alle volte possa sembrare strano, non devi fare sempre tutto oggi: quando raggiungi il limite, non concludi più niente di buono. Piuttosto, rimanda a domani ed il risultato arriverà comunque e forse migliore. 

    4.  Telefonare e mandare e-mail vale ancora!

Il periodo appena passato ha imposto all’agente immobiliare un profondo cambiamento nel modo di lavorare, impedendo in gran parte quella relazione interpersonale diretta che lo contraddistingue. L’incontro in agenzia e la visita all’immobile sono stati sostituiti dalla videochiamata e dalla visita virtuale. Adesso però stiamo tornando ad incontrare le persone e ad accompagnarle a vedere gli immobili. 

Allo stesso modo, nulla ci impedisce, ed anzi il nostro cervello sarà grato, di riprendere a usare anche mezzi di comunicazione più tradizionali, come il telefono e le e-mail. Per conversare a distanza vedersi non è indispensabile, basta telefonare! Ancora meno lo è per riferire informazioni o dati che non richiedono interlocuzione: basta una email. Senza contare le innumerevoli applicazioni di messaggistica ora disponibili anche per brevi conversazioni in tempo reale.   

Un professionista dell’immobiliare vive di relazioni e contatti, nei prossimi tempi avverranno sempre più in modalità digitale, come richiesto ormai anche dagli stessi clienti. 

Tuttavia ricordati che se ogni cliente pretende una call, per lui è una, per te sono diverse al giorno. Se non vuoi soccombere all’esaurimento da schermo, prova a mettere in pratica questi consigli: avrai meno stanchezza mentale e l’energia in concentrazione, ti permetterà di effettuare videochiamate produttive.