Il telefono è il primo strumento di business quotidiano. Per evitare il rischio di apparire sbrigativi o trasmettere insicurezza ai nostri potenziali clienti è bene munirsi di alcune semplici regole.

Nonostante l’avvento dei numerosi social network, che spesso limitano le conversazioni telefoniche tra le persone, il telefono continua ad essere uno degli argomenti caldi della vita di un commerciale perché rappresenta uno strumento quotidiano di lavoro.

Fare una telefonata non è cosa scontata, non solo quando il fine è fissare un appuntamento, ma anche quando lo scopo è “semplicemente” quello di fornire informazioni e dettagli all’interlocutore che ce li chiede. 

Se è vero che il primo impatto è quello che conta, nella gestione efficace della relazione commerciale e nel servizio al cliente, il telefono è un media primario di contatto e il suo corretto uso influenza la relazione con il tuo interlocutore, agevolando o ostacolando il processo che porta alla sua piena soddisfazione.

Spesso però accade che quando parli per la prima volta con il tuo interlocutore, avverti quel senso di inadeguatezza che rischia di farti esprimere diversamente da come avresti voluto,  ottenendo il risultato opposto rispetto alle intenzioni.

Ciò che immagini di voler dire, spesso non si tramuta in parole.
Ecco quindi una raccolta di alcuni consigli che possono esserti utili in queste situazioni.

Quando fai una chiamata, come qualsiasi incontro tra persone, inizia con il saluto che alcuni suggeriscono di fare ricordando 4 semplici regole:

1. GENTILEZZA: l’85% del tuo messaggio passa attraverso la voce, il tuo tono dovrà sempre essere solare e sorridente. Ricordiamo che gentilezza è sinonimo di accoglienza;
    
2. CHIAREZZA: scandisci bene le parole con adeguato volume perchè l’altro capisca quello che dici e si senta rassicurato;
    
3. UNIFORMITÀ: se più persone della medesima azienda hanno contattato lo stesso cliente, è opportuno utilizzare, per coerenza, lo stesso stile di comunicazione;
    
4. EFFICACIA: guidiamo il dialogo dall’inizio attraverso il saluto, prima della pausa pranzo è Buongiorno, dal rientro (o dalle 14.00) è Buonasera. Un esempio potrebbe essere questo: "Buongiorno, sono Federica Tara di Money Max, la chiamo per…". 

Una volta “rotto il ghiaccio” e dopo i primi convenevoli (facendo in modo che l’interlocutore sappia con chi sta parlando e si ricordi di te), una delle frasi che risulta sempre vincente è: "Può dedicarmi qualche minuto in questo momento?".

Questa domanda, oltre che essere segno di educazione, è fondamentale per capire se per caso siamo capitati in un momento sbagliato. Dire "la disturbo?.."; non è completamente errato, ma è sicuramente meglio esprimere il concetto in altri termini, evitando anche il: "Le posso rubare un minuto?".

Quest’ultima è un esempio di espressione dubitativa. E’ consigliabile invece evitare tutte le parole che esprimano negatività o sospetto.
Se l'interlocutore ti dice che in quel momento è occupato, non dargli il tempo di rimandare a “un'altra volta"; anticipalo chiedendogli immediatamente un altro orario utile per chiamarlo. 

Alla fine della conversazione evita di ringraziare in modo troppo marcato per averti fissato un secondo appuntamento; è controproducente e potrebbe far sorgere il sospetto che si tratti qdi un interesse esclusivamente tuo, riducendo percezione e potere contrattuale.

Quando facciamo una chiamata, tieni ben impresso nella mente l’obiettivo della stessa (fissare un appuntamento, chiedere un’informazione precisa, avere delle risposte).
Se è necessario preparati in anticipo, per non correre il rischio di trasmettere al tuo interlocutore un’impressione di scarsa professionalità. 
Ricordati di dare valore ad ogni singola telefonata cercando di risultare sempre solare e sorridente, gentile e disponibile; sii professionale e amichevole, questo ti aiuterà ad entrare in sintonia con l'altra persona. 

Ultimo consiglio: concludi sempre la telefonata con un breve riassunto di quanto concordato. Per questo è importante annotare gli aspetti più importanti trattati nel corso della conversazione. Dopo i ringraziamenti per il tempo concesso, lascia che sia l'interlocutore a chiudere la conversazione. 

Attraverso alcune semplici regole è possibile migliorare nettamente la comunicazione aziendale tramite il telefono, che continua ad essere uno strumento efficace di business.