Quanto tempo hai perso (o hai fatto perdere ai tuoi collaboratori) in sterili riunioni, senza mai arrivare ad una soluzione o ad una proposta realmente costruttiva?

Riunioni interminabili, in cui tutti nel loro intimo si domandano: perché mi trovo qui? Riunioni in cui non si arriva mai ad una conclusione e lo sguardo è fisso sull’orologio.

Molto spesso le riunioni vengono ritenute dai collaboratori una perdita di tempo, un killer della produttività. In realtà le riunioni, organizzate in modo efficiente, sono l’esatto opposto: dovrebbero servire ad energizzare, agevolare e motivare le persone nello svolgimento delle loro attività.

Le riunioni sono importanti momenti organizzativi e hanno lo scopo di:

• Sviluppare idee e concetti 
•  Pianificare attività 
• Risolvere conflitti e problemi
• Prendere decisioni
• Creare aggregazione e spirito di squadra
• Incoraggiare le iniziative e alimentare l’entusiasmo
• Dare una direzione
• Creare un obiettivo comune

Naturalmente ci sono diverse tipologie di riunione a seconda del focus che si vuol dare:

• Informativa
• di Brainstorming 
• Risolutiva
• Decisionale

1. Definisci un obiettivo chiaro
   Prima decidi lo scopo della riunione: l’Obiettivo. Dopodichè decidi la tipologia di riunione utile a raggiungere l’Obiettivo prefissato. Organizzare una riunione senza aver definito prima lo scopo dell’incontro non sarà mai efficace e sarà totalmente improduttiva.
    
2. Definisci i partecipanti
   Pensa a coloro che ritieni fondamentale che partecipino. Ad esempio se devi annunciare un cambiamento, invita tutti coloro che ne saranno coinvolti. Se hai un problema da risolvere, invita coloro che possono contribuire alla risoluzione ossia coloro che detengono le informazioni necessarie. Se inviti persone la cui discussione non è per loro rilevante riterranno la riunione una perdita di tempo, perderai di credibilità e di autorevolezza e demotiveranno anche tutti gli altri. 
    
3. Attieniti alla scaletta degli argomenti
   Realizza una scaletta in base a tutti i punti che vuoi toccare durante la riunione e definisci per ciascuno la tempistica da dedicarvi. Invia la scaletta ai partecipanti. Durante la riunione proietta e mantieni la scaletta sul video wall, manterrà le persone focalizzate.
    
4. Sei tu il leader
   Non lasciare che altri prendano la parola per troppo tempo. Se qualcuno inizia a monopolizzare la conversazione fermalo. Ringraziandolo del contributo passa la parola ad un collega chiedendogli la sua opinione. Definisci tu le regole e gestisci la platea.
    
5. Rispetta gli orari. Inizia sempre in orario rispetto alla scadenza e termina entro i tempi definiti
   Ti apprezzeranno per la serietà e per il rispetto che hai del loro tempo, vedrai che le volte successive arriveranno in orario. Una riunione di norma non dovrebbe superare i 60/80 minuti dopodichè l’attenzione inizia a calare.
    
6. Vieta i telefonini e laptop
   Se è possibile vietali in riunione, distraggono e non aiutano a focalizzarsi.
    
7. Report
   Spesso le persone escono dalla riunione con diverse interpretazioni. Entro 24 ore invia un breve e succinto verbale su quanto definito in riunione, le deleghe date, i prossimi passi da fare, le scadenze definite. In questo modo tutti sono messi a bordo in egual misura e tutti sapranno cosa ci si aspetta da loro.

Come vedi le riunioni possono essere produttive e non noiosi momenti obbligati. 

Se poi vuoi renderle anche più frizzanti, una buona dose di caffeina e dei dolcetti non guastano mai!