Dopo mesi di progettazione, impegno e fatica spesi ad inseguire il tuo sogno e ad arrivare all’apertura della tua agenzia immobiliare, pensi di non meritare un evento di inaugurazione con la “I” maiuscola?

Se pensi che sia superfluo o solo una seccatura, sei totalmente fuori strada. Lo sai che è proprio all’inizio di un'attività che si gettano le basi della propria reputazione? E’ l’occasione ideale per generare lead ed espandere la tua rete relazionale. L’inaugurazione dell’agenzia non è obbligatoria, ma è un’occasione irripetibile per farti conoscere! 

Per qualcuno può essere un momento di forte stress, ma se abbiamo fatto 30 direi che possiamo fare 31!
Di seguito 7 ragioni per cambiare idea: 

1. Perché è un’occasione di reclutamento;
2. Per farti conoscere nella zona ed entrare a far parte della comunità locale;
3. Per ampliare il portafoglio clienti;
4. Perché contribuisce ad instaurare spirito di squadra;
5. Per conoscere i colleghi di altre agenzie immobiliari;
6. Per fare aggregazione;
7. Per promuovere il marchio.

La parola d’ordine per evitare di essere risucchiati in un vortice infernale di frustrazione, ansia e panico è una sola: organizzazione.
Di seguito alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a semplificare l'organizzazione di un evento di successo, tenendo sott'occhio il budget!

• Fissa la data
  Bisogna considerare almeno 2 mesi di tempo per organizzare l’evento. Dunque la prima cosa è definire il giorno esatto dell’inaugurazione e l’orario più consono e da quel momento andare a ritroso di due mesi; dovrai anche scegliere le persone a cui rivolgere la tua ’attenzione, quelle che vorrai rivedere e conoscere alla tua inaugurazione.
  
  Tra le molte app disponibili e gli eventi di Facebook, che possono aiutarti a organizzare un evento, un'alternativa è Doodle. Basta iscriversi al servizio tramite social network (Facebook, Linkedin, Twitter). A questo punto basta cliccare sul tasto "programma un evento" e la procedura sarà guidata. 
   
• Molti invitati, molto onore?
  Prima cosa è stilare un elenco delle persone da invitare. Fai un elenco su foglio Excel: inserisci nome e cognome, numero di telefono e email, e uno spazio per le note dove andrai ad inserire l’RSVP (se parteciperà o meno).
  
  Prima è necessario rispondere a queste domande:
  • Quante persone puoi invitare? Quali spazi intendi dedicare all’evento? Qual è la capienza degli ambienti? Non fare l’errore di invitare troppa o troppa poca gente. Tieni conto che normalmente solo il 20-25% degli invitati realmente poi si presenterà davvero;
  • Chi è il tuo pubblico?  Solo sapendo a chi ti rivolgi saprai come raggiungerlo. Quindi? Il mio consiglio è di invitare il vicinato più prossimo (quartiere), i commercianti di zona (ottime fonti di notizie, come i parrucchieri), i colleghi di altre agenzie, le Autorità locali (Sindaco, Assessori,..), i personaggi noti (i VIPs), giornalisti e stampa locale, i clienti, gli amici, il parentado e perchè no, anche il Parroco (personaggio autorevolissimo)! 
  • Quanto intendi investire nell’evento? Questo è importante per definire il tipo di evento e l'impegno da mettere in campo.
     
• Come scrivere l'invito
  La prima impressione è quella che conta e non avrai una seconda occasione per presentarti al meglio. Pertanto l’invito deve essere la presentazione di ciò che fai. Una volta definita l’immagine dell’invito e inserito il testo (messaggio essenziale), è opportuno decidere come consegnarlo. Se l’Agenzia è “esclusiva” e l’evento pure, è opportuno consegnare l’invito a mano, diversamente può essere inviato per posta o per e-mail. Normalmente gli inviti si spediscono 3-4 settimane prima, l’ultima settimana è dedicata alla telefonata di conferma, indispensabile. Nel caso si decidesse di fare un evento aperto a tutti allora è bene considerare anche il volantinaggio.
   
• Promuovi l’evento
  Diffondi l'evento dell’agenzia su tutti i tuoi canali Social, ripetutamente, nelle 3-4 settimane pre-evento. Realizza locandine, prenota spazi pubblicitari sui quotidiani locali, spargi la voce! 
   
• Buffet e intrattenimento musicale
  L’inaugurazione è una festa, ma ricordati sempre le regole del buon vicinato: mantieni la musica ad un volume accettabile, magari avvisando prima i vicini e con l’occasione invitare anche loro. Deciderai tu il tipo di buffet che vorrai proporre, ricordati che il sapore e il suono influiscono sulla memoria delle persone! Inoltre un buon rinfresco è sempre alla base della convivialità. Se intendi utilizzare anche parte del suolo pubblico ricordati di verificare per tempo e chiedere i necessari permessi all’autorità competente (Vigili Urbani).
   
• Discorso finale, taglio del nastro e gadget!
  Taglio del nastro e ringraziamenti finali sono d’obbligo. Anche un piccolo omaggio a tutti i partecipanti è molto gradito. Scegli qualcosa che ricordi la tua agenzia: ad esempio un portachiavi. Anche il servizio fotografico professionale è fondamentale: condividi le foto più belle sui social media e rendi l'inaugurazione memorabile!

Ora che sei un esperto di organizzazione eventi e avendone percepito l’importanza, trascorsa l’inaugurazione inizia a pensare al tuo prossimo momento relazionale, ad esempio:

-    Evento Charity (con un ente di beneficenza)
-    Evento di Reclutamento
-    Compleanno/Anniversario di Agenzia
-    Festa di Natale (e altre festività come Halloween o il Carnevale)
-    Un evento/contest dedicato alle famiglie
-    Un evento interno all’agenzia (una mostra fotografica)
-    Un corso di avvio alla carriera

Insomma, ci siamo capiti, ogni occasione è buona per far parlare di te!