La comunicazione è alla base di ogni relazione umana, per quanto appaia ovvio, capire e farsi capire dagli altri non è mai davvero facile. La famosa frase è impossibile non comunicare te la dice lunga su questo delicato aspetto della relazione.
Come agente immobiliare sai bene di cosa sto parlando. Durante una trattativa possono insorgere molte difficoltà dovute al “non capirsi” con i clienti, con i venditori o con gli acquirenti di immobili, con i colleghi, con i collaboratori o con altri soggetti coinvolti nell’operazione (mediatore del credito, periti e tecnici, notai). Per questo motivo è utile capire dove nascono queste difficoltà, come evitarle o prevenirle. Ecco alcuni problemi di comunicazione tipici da tener sempre presenti.

1. Diversi per natura, esperienza e competenza
   A prescindere dagli anni di pratica nel settore immobiliare, le abilità di un agente immobiliare sono variabili. La classica fortuna del dilettante può nascondere inclinazioni naturali, abilità native che possono rendere più efficace una persona rispetto ad un'altra con maggiore esperienza. A volte l'intuito, la capacità di porre le domande giuste, l'essere proattivi fanno parte di un bagaglio genetico che ti danno vantaggio rispetto all'esperienza di altri colleghi. 
   
   Se invece sei un agente immobiliare con molti anni di esperienza, può capitare di confidare in modo incauto sul tuo bagaglio di cose viste e vissute, tanto poi tutto si risolve. Un consiglio pratico, adatto a tutti i professionisti, giovani o maturi è questo: impara a non dare mai nulla per scontato. Controlla e verifica più volte tutti i particolari ed i passaggi della trattativa: devi avere conferma che tutto sia fatto nel miglior modo possibile, dall’inizio alla fine. Meglio chiarire subito, appena appare, ogni elemento di incertezza o incomprensione, piuttosto che accorgersene alla fine, rischiando incomprensioni, liti e perdita di fatturato. E reputazione.
    
2. Una sola comunicazione, ma con molti stili
   Ti sarà capitato di conoscere colleghi che comunicano in modo frequente, che condividono molte informazioni pertinenti e dettagliate. Altri, invece, non rispondono o lo fanno solo alle domande dirette. Quest'ultimo atteggiamento può portare a un'interruzione della comunicazione che mette a repentaglio la trattativa o la relazione personale. Condividere le informazioni rilevanti per la transazione è fondamentale per evitare contrattempi o intoppi. In particolare è importante essere aggiornati in merito all’iter di concessione di un eventuale mutuo, che è quasi sempre un passaggio fondamentale. 
   
   Un’altra fase piuttosto delicata dal punto di vista della condivisione delle informazioni è quella dei sopralluoghi e della due diligence (indagini di conformità sull'immobile). In alcuni casi queste informazioni vengono fornite spontaneamente e con completezza, purtroppo in molti altri ci si scontra con reticenze e resistenze da parte del venditore dell’immobile. L’unico rimedio, in questi casi, è farsi carico di chiarire agli interlocutori l’importanza di conferire le informazioni richieste per concludere la transazione in modo rapido, conveniente e sicuro per tutti.
    
3. Attento ai ai dettagli!
   I dettagli sono importanti perché possono pregiudicare la transazione. Per evitare sorprese spiacevoli verifica sempre tutte le informazioni.Ci sono vincoli o servitù sulla proprietà? L'immobile è interessato da qualche procedimento giudiziario pendente? Non affidarti alla cieca a ciò che ti dicono i clienti venditori: “Sì sì, l’impianto è tutto a norma”, per poi scoprire che nessun tecnico ha verificato l’adeguatezza da anni o che lo era quando l'hanno realizzato, ma adesso non più. Non presupporre mai che sia tutto a posto. Al contrario: parti dall’idea di dover scovare la magagna inattesa. Per non correre il rischio di rimandare alla fine queste piccole cose e poi dimenticarle, fai un elenco delle piccole cose importanti da controllare e ricontrollare: dove sono le chiavi della cassetta della posta o dei bidoni della differenziata? I certificati di manutenzione e garanzia, le istruzioni degli impianti?
   Una situazione particolare in cui è importante aver cura dei dettagli è la visita di un immobile in presenza di chi vi abita. Perché possa avvenire nel modo più utile per tutti, senza disagi e situazioni imbarazzanti, avvisa tutti i soggetti interessati circa orari, modalità e presenze previste con un certo anticipo.
    
4. Focus e superficialità
   Non tutti gli attori di una transazione immobiliare hanno lo stesso livello di attenzione, non tutti riescono a tenersi “sul pezzo”. Questo può incidere sulla comunicazione e danneggiare la trattativa. Non è esasperante quando devi mendicare tutte le informazioni necessarie, ricucire quelle che hai e da esse desumere le altre? Quando le risposte alle tue richieste ti arrivano ad ore e in forme assurde, magari centellinate in raffiche di messaggini e, talvolta, senza davvero riferire ciò che hai chiesto? Quando ti chiedono conferma (a te!) dei dati che ti hanno trasmesso o fanno confusione sui dettagli e sui passaggi della trattativa già confermati? Purtroppo molti non sono in grado di dare risposte puntuali e tempestive, né sono organizzati per recuperare con immediatezza i dati richiesti.
   
   Il rimedio? Rimboccati le maniche e prendi l’iniziativa, sostituisciti, se possibile, a quanti non fanno il loro. Gestisci i passaggi che, pur non di tua competenza, sono fondamentali per garantire che la definizione della transazione. Non piace a nessuno dover fare il lavoro di qualcun altro, ma se lasci che le cose vadano come vanno, aspettandoti che se ne occupi chi di dovere, rischi di dover affrontare qualche difficoltà.
    
5. Tic tac… tempestività!
   Nel nostro settore attribuiamo un carattere di urgenza a praticamente tutte le comunicazioni, anche quando in realtà non lo hanno. Quando ricevi una comunicazione valuta se è davvero urgente o importante, che sono cose diverse, e dai sempre almeno una conferma di ricezione. Il silenzio spesso significa che qualcosa non va. Se in quel momento non sei in grado di rispondere, informa l’interlocutore, almeno con un messaggio, di quando sarai nuovamente disponibile. Allo stesso modo, se non riesci a contattare qualcuno, inviagli un messaggio per anticipare il motivo della chiamata, invitandolo a contattarti appena possibile.
   
   Ricorda che una risposta affrettata e imprecisa può essere inutile e dannosa quanto un mancato riscontro.

La comunicazione è una danza affascinante e complessa che coinvolge tutte le parti di una transazione, in particolare gli agenti. Il successo di ogni trattativa dipende da cosa viene detto (o non detto) e come. Una comunicazione sbagliata può pregiudicare non solo l’affare specifico, ma anche il rapporto con clienti, colleghi, collaboratori e parti terze, finendo per influire negativamente sulla tua reputazione professionale. 
Impara a danzare sulle parole e nelle relazioni: il tuo impegno, riconosciuto e rispettato, ti porterà un passo avanti negli affari!